L’era digitale ha incrementato esponenzialmente la quantità di dati generati e gestiti dalle organizzazioni. Questo mare di informazioni, se navigato con saggezza, può rivelare insight fondamentali per il successo di un’impresa. Al centro di questa gestione troviamo una figura chiave: il Data Steward, il custode dei dati.

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Questa figura professionale opera all’interno delle organizzazioni con il compito di garantire che i dati aziendali siano accessibili, comprensibili, affidabili e protetti. La stewardship dei dati, ovvero la “gestione responsabile dei dati“, implica infatti la supervisione del ciclo di vita dei dati, dalla loro creazione alla loro eliminazione, assicurandone la qualità e la conformità alle normative vigenti.

Chi è il data steward e cosa fa?

Il Data Steward rappresenta una figura professionale di crescente importanza nel panorama delle aziende data-driven. La sua missione è quella di garantire che i dati, fondamentali per qualsiasi operazione aziendale, siano gestiti con la massima efficacia.

Il Data Steward è una figura professionale specializzata che si assume la responsabilità di gestire le risorse informative di un’organizzazione. È il custode dei dati, incaricato di mantenere, curare e monitorare la qualità e la sicurezza dell’asset informativo dell’azienda, assicurando che siano utilizzati in modo efficace e governati secondo principi etici e conformi alle normative.

Nel dettaglio, il Data Steward si occupa di:

governare l’asset dati: stabilisce e applica le politiche e le procedure che determinano come i dati vengono acquisiti, gestiti, qualificati, conservati e distrutti;

assicurare la qualità: valuta e monitora la qualità dei dati attraverso metriche specifiche, identificando e correggendo le anomalie per assicurare che i dati siano sempre affidabili e validi per le analisi;

sorveglianza delle normative: garantisce che la gestione dei dati rispetti le norme sulla privacy e la protezione dei dati, quali il GDPR in Europa, agendo in modo proattivo per prevenire violazioni e per mitigare i rischi;

catalogazione e classificazione: cura la catalogazione dei dati, la definizione delle tassonomie e la gestione dei metadati, assicurando che le informazioni siano organizzate in maniera logica e facilmente accessibili agli utenti autorizzati;

gestione del ciclo di vita: supervisiona il ciclo di vita completo dei dati, dalla loro creazione fino alla loro eventuale dismissione, includendo fasi come la memorizzazione, l’archiviazione e la distruzione sicura;

comunicazione e formazione: agisce come punto di riferimento per gli utenti aziendali per quanto riguarda l’interpretazione, il significato e l’uso corretto dei dati, fornendo anche formazione e linee guida per la loro corretta manipolazione.

Un Data Steward, quindi, deve possedere una solida conoscenza delle pratiche di data management, delle normative relative ai dati, oltre a competenze di comunicazione e formazione. È una figura che richiede un equilibrio tra competenze tecniche e una profonda comprensione del business aziendale, in grado di navigare tra le esigenze di sicurezza, accessibilità e utilizzo strategico dei dati.

Il significato di Stewardship dei dati

Il concetto di “stewardship” dei dati si riferisce alla cura responsabile e alla gestione etica dei dati. Questa filosofia è radicata nell’idea che i dati siano un bene prezioso e che, come tali, richiedano un amministratore che ne garantisca l’integrità e l’utilizzo appropriato.

La stewardship non si limita alla salvaguardia dei dati ma si estende alla loro valorizzazione come risorsa strategica. È un concetto ampio che si riferisce alla responsabilità complessiva della gestione dei dati all’interno di un’organizzazione, che include l’implementazione di pratiche, politiche, standard e procedure che garantiscono l’accesso ai dati, ne proteggono l’integrità e la privacy, ne promuovono l’uso etico e ne massimizzano il valore per l’azienda.

In quest’ottica, la Data Stewardship si compone di vari elementi fondamentali (che richiamano le specifiche attività e responsabilità di un Data Steward), che possono essere dettagliati come segue:

Governance dei dati: questa è la base della Data Stewardship, che prevede la creazione di un framework di policy e standard che dirigono le operazioni di data management. Ciò assicura che i dati siano trattati in modo conforme e uniforme attraverso tutta l’organizzazione.

Qualità dei dati: centrali in questa pratica sono le metodologie per garantire che i dati siano accurati, completi, affidabili e pertinenti. La gestione della qualità dei dati prevede la correzione di errori, la verifica dell’integrità dei dati e la risoluzione di eventuali incongruenze.

Sicurezza dei dati: la stewardship implica la protezione dei dati da accessi non autorizzati, perdite o furti. Ciò include la gestione di controlli d’accesso, crittografia, audit di sicurezza e la compliance con le normative relative alla privacy e alla protezione dei dati.

Metadata Management: la gestione dei metadati è essenziale per comprendere i dati a disposizione. I metadati forniscono il contesto necessario per l’uso appropriato dei dati e includono informazioni come la provenienza dei dati, le date di creazione/modifica, la definizione dei termini e le policy di uso.

Integrazione dei dati: questo aspetto riguarda l’armonizzazione dei dati provenienti da sorgenti diverse e il loro allineamento in modo che siano coerenti e possano essere utilizzati congiuntamente in analisi e reportistica.

Compliance normativa ed etica: assicurare che tutte le attività di gestione dei dati siano in linea con le leggi e le norme etiche, prevenendo così l’utilizzo inappropriato dei dati e garantendo il rispetto dei diritti degli individui.

La Data Stewardship è cruciale per le organizzazioni per vari motivi:

supporto al decision-making: dati di alta qualità e ben gestiti sono fondamentali per informare le decisioni aziendali.

riduzione dei rischi: la gestione efficace dei dati riduce i rischi legali, finanziari e di reputazione legati alla gestione dei dati.

ottimizzazione delle operazioni: dati correttamente gestiti possono migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e stimolare l’innovazione.

miglioramento del servizio cliente: una gestione accurata dei dati consente di offrire esperienze personalizzate e di maggiore qualità ai clienti.

In sintesi, la Data Stewardship non è solo una collezione di compiti assegnati a un singolo ruolo all’interno dell’organizzazione, ma piuttosto un insieme di pratiche che permeano l’intera cultura aziendale, influenzando il modo in cui i dati sono percepiti, valorizzati e utilizzati nel quotidiano.

Responsabilità e competenze del data steward

Le responsabilità di un Data Steward si intrecciano strettamente con le competenze richieste per gestire in maniera efficace il patrimonio informativo di un’organizzazione. Esse possono essere dettagliate ulteriormente come segue:

Responsabilità e competenze specifiche del Data Steward

ATTIVITÀCOMPETENZERESPONSABILITÀ
Definizione e implementazione delle politiche di Data GovernanceCreare standard e procedure chiare per la gestione dei dati, richiede competenze in materia di regolamentazioni, best practices di data management e capacità analitiche.  Assicurarsi che i dati siano utilizzati in maniera conforme alle policy aziendali e alle leggi vigenti.  
Gestione e mantenimento della qualità dei datiConoscenza approfondita di metodologie di data cleaning, data enrichment, e data profiling.  Monitorare e migliorare la qualità dei dati per ridurre errori e incongruenze che potrebbero influenzare negativamente le decisioni aziendali.  
Compliance e sicurezza dei datiComprendere le normative internazionali e locali riguardanti la privacy e la sicurezza dei dati (es. GDPR, HIPAA).  Garantire che i dati siano trattati in maniera sicura e conforme alle leggi sulla privacy e protezione dei dati.  
Gestione dei metadatiCapacità di catalogare, classificare e mantenere i metadati in modo da facilitare la ricerca e l’utilizzo dei dati all’interno dell’organizzazione.  Creare una mappa dei dati che renda trasparente l’origine, l’utilizzo, le dipendenze e le responsabilità relative ai dati.  
Gestione del ciclo di vita dei datiConoscenza di strategie e strumenti per l’archiviazione, il backup, la conservazione e l’eliminazione dei dati.  Definire e monitorare le politiche per il ciclo di vita dei dati dall’acquisizione alla dismissione.  
Interfaccia tra le aree Business e ITAbilità comunicative e negoziali per agire come mediatore tra le necessità del business e le operazioni IT.  Tradurre le esigenze di business in specifiche tecniche per il team IT e viceversa.  

Collaborazione con altre figure aziendali

La figura del Data Steward si inserisce in una rete di collaborazione con altre figure aziendali, ognuna delle quali ha un ruolo specifico nella gestione dei dati.

Data Owner: il Data Owner è il proprietario dei dati e ne detiene la responsabilità ultima. Il Data Steward collabora con il Data Owner per implementare le politiche di gestione dei dati e assicurare che queste siano rispettate. La relazione tra questi due ruoli è cruciale per definire chiaramente i confini della responsabilità e dell’autorità sui dati.

Data Engineer: il Data Engineer si occupa di costruire e mantenere l’infrastruttura di data management e l’architettura dati. La collaborazione con il Data Steward è fondamentale per assicurare che le soluzioni tecniche adottate rispecchino le policy di governance e la qualità dei dati richiesta.

Data Analyst/Scientist: questi professionisti dipendono dalla qualità e dalla corretta gestione dei dati per svolgere analisi accurate. Il Data Steward lavora a stretto contatto con loro per garantire che i dati siano puliti, attendibili e facilmente interpretabili.

IT Security Officer: responsabile per la sicurezza informatica, questa figura collabora con il Data Steward per implementare misure di sicurezza che proteggano i dati aziendali.

Legal and Compliance Officer: il Data Steward collabora con l’ufficio legale per assicurare che tutte le attività di gestione dei dati siano in linea con le normative vigenti.

In conclusione, il Data Steward è una figura poliedrica, con un piede nel mondo dell’IT e uno nel business, che lavora al confine tra tecnologia, gestione e normativa

Perché è importante il ruolo del data steward

Il ruolo del Data Steward è fondamentale nelle organizzazioni moderne, in quanto i dati sono diventati uno degli asset più preziosi per le imprese. La sua importanza può essere spiegata attraverso diversi aspetti della gestione dei dati e dell’impatto sulla data quality.

1. Fiducia nei dati

In un’epoca in cui le decisioni aziendali sono sempre più guidate dai dati, la fiducia nell’accuratezza e nella completezza dei dati è vitale. Il Data Steward assicura che i dati siano verificati e validati, costruendo una base solida per decisioni strategiche informate.

2. Conformità normativa

Con l’aumento delle normative sulla privacy e la protezione dei dati, come il GDPR in Europa o il CCPA in California, le aziende devono assicurare la conformità per evitare pesanti sanzioni. Il Data Steward gioca un ruolo cruciale nel garantire che i dati siano gestiti secondo le leggi vigenti.

3. Riduzione dei rischi

La gestione non corretta dei dati può esporre un’organizzazione a rischi legali, finanziari e di reputazione. Il Data Steward contribuisce a mitigare questi rischi attraverso una gestione attenta e conforme alle normative.

4. Miglioramento operativo

Una gestione efficiente dei dati può portare a processi aziendali più snelli, riducendo i costi operativi e migliorando il servizio al cliente.

5. Innovazione e sviluppo

I Data Stewards permettono alle aziende di sfruttare i loro dati per innovare, identificando nuove opportunità di mercato e promuovendo lo sviluppo di nuovi prodotti o servizi.

6. Cultura Data-Driven

I Data Stewards promuovono una cultura aziendale basata sui dati, dove ogni membro dell’organizzazione è consapevole del valore dei dati e dell’importanza della loro corretta gestione.

Impatto sulla Data Quality

Il concetto di data quality è multidimensionale, ma può essere generalmente descritto con termini come accuratezza, completezza, affidabilità e rilevanza. Il Data Steward ha un impatto diretto su ogni una di queste dimensioni:

accuratezza: assicurando che i dati siano corretti e privi di errori, attraverso la correzione di anomalie e la validazione incrociata delle fonti di dati;

completezza: vigilando che tutti i dati necessari siano raccolti e mantenuti, e che non ci siano lacune che potrebbero portare a interpretazioni errate.

affidabilità: stabilendo e mantenendo la fiducia nell’integrità dei dati, in modo che possano essere utilizzati con sicurezza nel tempo e attraverso diverse analisi.

rilevanza: garantendo che i dati siano pertinenti e adatti allo scopo per il quale sono utilizzati, in modo che i risultati delle analisi siano validi e utili.

consistenza: assicurando che i dati siano presentati in modo uniforme attraverso tutta l’organizzazione, il che è essenziale per analisi comparative e per il mantenimento di un’unicità di riferimento.

tempestività: verificando che i dati siano aggiornati e disponibili quando necessari, assicurando così che le informazioni utilizzate riflettano la realtà corrente.

Attraverso queste attività, il Data Steward ha un ruolo chiave nel garantire che i dati siano di alta qualità e quindi che possano essere utilizzati per guidare con fiducia le decisioni aziendali. La qualità dei dati è un fattore critico per il successo di qualsiasi iniziativa basata sui dati, e il Data Steward è uno dei professionisti dedicati a garantire questa qualità.

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