Quando il prezzo di una materia prima cambia del 15% in poche settimane, quanto tempo serve per rielaborare e pubblicare una nuova versione del budget o del forecast?
In molte aziende, la risposta è ancora: troppo. Non necessariamente perché il calcolo sia complesso, ma perché il processo richiede di estrarre dati, aggiornare file, inviare nuove versioni ai responsabili di funzione, raccogliere commenti e ricostruire il consolidato. Quando finalmente il Finance riesce a produrre un nuovo forecast, le condizioni di mercato e le ipotesi alla base della pianificazione potrebbero essere già cambiate.
È il limite dei processi costruiti attorno a file separati, scambi via email e consolidamenti manuali. Il problema non è Excel in sé: la situazione diventa critica quando dati, formule, ipotesi e versioni risiedono in copie diverse dello stesso budget. In queste condizioni, la difficoltà non è solo aggiornare un numero, ma capire quale numero sia quello corretto, quale ipotesi lo abbia generato e se tutte le persone coinvolte stiano prendendo decisioni sulla stessa base informativa.
Quando il costo cambia, il margine non resta fermo
Materie prime, energia, trasporti, costo del lavoro e condizioni di fornitura possono cambiare rapidamente. Per CFO, controller e responsabili di funzione, la questione non è soltanto rilevare una variazione, ma comprenderne l’impatto sul conto economico prima che diventi un dato consuntivo.
Prendiamo come esempio un’azienda manifatturiera con 2 milioni di euro di costi annui legati a una commodity. Se il prezzo aumenta del 15%, a parità di consumi, il costo potenziale cresce di circa 300 mila euro. Il calcolo è immediato, la decisione su cosa fare non lo è.
- – L’incremento ricade in modo uniforme su tutti i prodotti oppure colpisce maggiormente una specifica linea?
- – Quali commesse vedranno ridursi il margine?
- – Il costo può essere assorbito o trasferito in parte sui prezzi di vendita oppure compensato agendo su condizioni di acquisto e quantità pianificate?
La risposta richiede di collegare il nuovo prezzo di acquisto ai volumi, ai costi unitari, ai ricavi e ai margini. Richiede inoltre di confrontare, con la stessa logica di calcolo, il budget approvato con una previsione aggiornata e con possibili ipotesi alternative.
Scenari diversi in un unico modello
In un processo tradizionale, una variazione di questo tipo produce spesso una nuova catena di fogli: una revisione da parte dell’ufficio acquisti, una simulazione del commerciale, un aggiornamento del controller e un file consolidato da distribuire. Le versioni aumentano, ma non sempre aumenta la chiarezza.
Con Jedox, budget, forecast e scenari alternativi possono essere gestiti nello stesso ambiente. In un modello di pianificazione che collega driver di costo e conto economico, il nuovo prezzo della commodity diventa un driver: una volta aggiornato, il suo impatto può essere ricalcolato automaticamente sulle voci economiche interessate, fino ai margini che il Finance deve monitorare.
In questo modo è possibile costruire, per esempio, uno scenario base che recepisce il nuovo costo, uno scenario conservativo che considera un’ulteriore crescita del prezzo e uno scenario più favorevole che include un parziale recupero attraverso listini o condizioni di acquisto.
Il valore non consiste nell’avere tre simulazioni anziché una, quanto nel poterle confrontare sulla stessa struttura, lo stesso perimetro di prodotti, clienti, centri di costo, periodi e sulle stesse metriche.
Dai file sparsi a una previsione condivisa
Una revisione del forecast raramente dipende da una sola persona. Il responsabile Acquisti conosce l’evoluzione dei prezzi e dei contratti, il Commerciale valuta listini e scontistiche, la Produzione può stimare fabbisogni e possibili alternative. Infine, il Finance deve ricomporre gli effetti nel conto economico.
In Jedox ogni divisione può contribuire aggiornando gli input di propria competenza, senza generare copie indipendenti del budget. Il controller mantiene una vista complessiva del modello e può verificare l’effetto combinato delle ipotesi prima di pubblicare la nuova previsione. La piattaforma offre un modello centralizzato per riunire pianificazione, analisi e reporting.
Il passaggio chiave è questo: il confronto non avviene più fra file diversi, ma fra versioni definite dello stesso modello. È quindi più semplice rispondere alle domande che interessano davvero al management: qual è il delta di margine rispetto al budget? Quale linea di prodotto è più esposta? Quale combinazione di azioni riduce maggiormente l’impatto?
Dal dato alla decisione: rispondere alla volatilità in tempo reale
Per poter rispondere in tempo reale ad un cambiamento del mercato, ad esempio quando un driver economico rilevante cambia, è importante intervenire rapidamente e, di conseguenza, rendere disponibile tempestivamente una previsione che tutte le persone coinvolte possano leggere allo stesso modo. La differenza non la fa solo il calcolo di per sé, ma la velocità con cui tutta l’azienda vede lo stesso numero e può agire di conseguenza.
Per un CFO, questo vuol dire vedere in pochi clic il confronto tra budget approvato, forecast aggiornato e scenari alternativi. Per il controller, vuol dire ridurre i consolidamenti manuali e verificare le assunzioni alla base dei numeri. Per responsabili Acquisti, Commerciale e Produzione, significa contribuire al processo con i dati e le leve che conoscono meglio senza generare nuove copie del file Excel.
Jedox, piattaforma EPM che unifica budget, forecast, reporting e scenari in un unico modello governato, supporta questo passaggio collegando driver di costo, scenari, input delle funzioni e confronto dei margini. Tutto questo in un processo unico con l’obiettivo di arrivare velocemente a una versione coerente, aggiornata e condivisa su cui prendere decisioni informate.
BNova supporta le aziende nell’analisi e nella progettazione di processi di budgeting e forecasting con Jedox, per rendere più rapido, controllato e trasparente il passaggio tra una variazione di costo e una decisione di business.
Categoria: BUSINESS INTELLIGENCE
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